Consigue la cantidad correcta de subtareas sin perder de vista el panorama general
¿Alguna vez te encontraste con una tarea grande, que se desglosa en varias tareas más pequeñas, y esas tareas se desglosan aún más?
De repente, estás manejando un proyecto enorme con varias capas de subtareas: EL INFIERNO DE LAS SUBTAREAS.
¿Te has preguntado por qué necesitarías tanto detalle? Porque no creo que lo necesites. Es totalmente posible gestionar esas tareas para mantenerlas claras y visibles.
Entonces, ¿cómo conseguir la cantidad correcta de granularidad para no perder de vista el panorama general?
Granularidad y relaciones
Es importante mantener el panorama general en mente y evitar perder el bosque por ver solo los árboles. Para esto, necesitas considerar la granularidad de las tareas — el nivel de detalle — y sus relaciones — cómo se relacionan entre sí. Controlar estos dos aspectos impacta tu gestión general y la visibilidad de las tareas:
- Simplifica el proceso de gestión
- Ofrece una visión clara del progreso del proyecto (e identifica bloqueos)
- Asegura que ninguna acción quede olvidada
Conseguir el nivel de granularidad adecuado
Si notas que tus tareas están estructuradas en capas más allá del límite de tu herramienta de gestión, considera reorganizar tus proyectos.
Como regla general, cada tarea o subtarea individual debería tomar alrededor de un día. Y cada tarea más grande, con todas sus subtareas, no debería tomar más de un sprint. De esta forma, la suma de todas las subtareas debería equivaler a un sprint.
Empieza con un nivel de gestión de tareas y ajusta según sea necesario. Puedes probar a elevar algunas de tus tareas a un nivel superior o a dividir proyectos grandes en partes hasta que quedes conforme.
Incluso puedes configurar un proceso de revisión de gestión de proyectos. Detenerte y reflexionar si estás logrando el nivel de granularidad deseado mientras mantienes a la vista lo que hay que hacer.
Los “peros”
“Pero así podré seguir el progreso general del proyecto.” No te preocupes. Puedes usar el poder de las relaciones y otros recursos como etiquetas o campos personalizados para organizar tus tareas.
“¡Este proceso de prueba y error me llevará demasiado tiempo!” Si estás entregando tipos de servicios similares, tu proceso de gestión de tareas y proyectos debería mejorar con el tiempo. Sin embargo, si tus servicios son muy variados, considera estandarizar al menos algunos aspectos de tu oferta. Este proceso, llamado ‘productización’, hará que tus servicios sean más fáciles de gestionar.
Si tu herramienta de gestión de proyectos se siente más compleja que el trabajo en sí, algo no está bien. Ayudamos a los equipos a rediseñar su estructura de tareas y proyectos para que el trabajo permanezca visible, con el alcance adecuado y que realmente avance.
Si tu herramienta de gestión de proyectos se siente más pesada cuanto más detalle agregas, agenda una llamada y diseñaremos una estructura más simple y escalable que puedas reutilizar.
